probleem gesignaleerd door osinga

Eerder werd een probleem gesignaleerd door Osinga dat het te vaak voor komt dat goederen blijken te missen binnen Dratex. Volgens de administratie zouden die er wel moeten zijn en vervolgens is dat toch niet zo. De directie heeft tegen Osinga uitgesproken dat zij vermoedt dat de oorzaak bij het personeel ligt. Het betreft deels eindproducten, maar ook gereedschappen en rollen draad. In de ondernemingsraad is hier over gesproken en de OR wil niet zonder meer aannemen dat de oorzaak hier ligt. Men is overeengekomen dat er eens op een rijtje zal worden gezet wat mogelijke oorzaken kunnen zijn van de verschillen en dat ook de andere mogelijke oorzaken gecontroleerd worden. Pas als dat oplevert dat de oorzaak daar in elk geval niet ligt, dan wil men wel over oplossingen van de 'diefstal-optie' praten. Diefstal door personeel is voor veel bedrijven een probleem dat niet zonder meer problemen op te lossen is. Wat kan je er aan doen en wat zijn de mogelijke wijze van aanpak en voorkoming ervan? Als junior-consultants van Osinga hebben we de opdracht om een rapport op te stellen die als basis kan dienen voor een nader onderzoek.

Probleemstelling

Als u op een bepaald moment erachter komt dat er binnen uw bedrijf zelf gestolen wordt, zit u met een aantal vragen en problemen.

Als er feitelijk gestolen wordt of er iets anders aan de hand is wordt als eerst gevraagd. Verder of het uw eigen personeel is dat steelt. Wat de grootte van de diefstal is. Of er werknemers zijn die hiervoor verantwoordelijk zijn en hoeveel zijn die. Zijn er werknemers die u nog op kan steunen en welke zijn die. Vervolgens wilt u graag weten hoe het probleem op te lossen is zonder dat de oplossing verwarring met zich meebrengt binnen uw bedrijf.

Als het ook bij het personeel bekend is van de diefstallen, kan er een rusteloos sfeer ontstaan waarin men elkaar niet meer elkaar vertrouwen. Dit type van werksfeer kan leiden tot een beperkt productiviteit en een hoger melding van ziekteverzuim, waardoor uw schade nog uitgebreid wordt.

Soort van het probleem

Als eerste kijken we naar de soort van het probleem en bepalen we de te volgen procedures om het op te lossen, we noemen een aantal voorbeelden:

  • U bent niet zeker dat er gestolen wordt:

Als eerste begint u met het invoeren van voorkomingprocessen, vervolgens verbetert u de administratie, zodat u diefstallen kunt ontdekken.

  • De administratie meldt aan dat er goederen en materialen blijken te missen zijn, de sfeer in het bedrijf is positief, u bent niet op de hoogte wat en welke hoeveelheid er 'zoek' zijn:

Om geen onrust in het bedrijf te scheppen, wordt er niks over de materialen en goederen 'zoek' verteld. Wel wordt een betere administratie ingevoerd, waarbij dagelijks, wekelijks of maandelijks, de voorraad, geheel of gedeeltelijk genventariseerd wordt.

Blijkt het probleem door de verbeterde administratie nog niet opgelost te zijn, dan weet u in ieder geval welke goederen verdwijnen en kunnen we naar stap 2.

  • Goederen en materialen worden gestolen en u weet nu welke, de sfeer in het bedrijf is positief:

Een zwijgzaam onderzoek is nodig, om de schuldige(n) op te sporen, hierbij kunnen technische instrumenten essentieel zijn. Zoals onzichtbare camera's.

  • Welke materialen en goederen gestolen worden en wie de schuldige is zijn bekend:

Er dienen bewijsstukken bijeengebracht te worden om de schuldige te kunnen aanwijzen of te kunnen ontslaan. Als dit niet beschikbaar is, kan het verplaatsen van de werknemer naar een andere afdeling of een verandering van de procedures een oplossing zijn.

  • Bekendheid van diefstal is bekend, de sfeer is aangetast:

Spoedig en gericht optreden is geraden, hierbij dient het personeel volledig betrokken te worden. Via individuele interviews door een externe adviseur/rechercheur, kan erachter gekomen op welke wijze gestolen wordt. Daaropvolgend zouden de procedures veranderd kunnen worden. Vervolgens dient er een onderzoek gedaan worden om achter te komen wie de schuldige(n) is/zijn.

  • Dat er gestolen wordt is iedereen in het bedrijf op de hoogte hiervan, maar het personeel ziet het niet als een probleem:

Onderlings vinden het personeel om "beperkte" aantal van materialen en/of goederen mee te nemen omdat het acceptabel is en tevens doet iedereen het. In dit geval dient begonnen te worden met preventieve maatregelen, voorlichting aan het personeel over het gewijzigde beleid. Waarschuwen voor harde sancties bij diefstal (ontslag op staande voet) en het daadwerkelijk uitvoeren van deze sancties.

Preventie

Ter voorkoming van diefstal door eigen personeel kan een aantal maatregelen genomen worden:

1) Duidelijke afspraken maken:

Maak met uw personeel duidelijke afspraken over wat acceptabel is met het gebruik maken van eigendommen van het bedrijf en wat niet.

Het is belangrijk dat de regels voor iedereen geldig zijn en tevens gelijk zijn.

2) Voldoe aan de behoefte:

Als er goederen die gewild zijn door het personeel, geef ze dan de mogelijkheid om een beperkte hoeveelheid met voordeel te kopen.

3) Stel duidelijke verantwoordelijkheden:

Leg duidelijk vast wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van iedere medewerker zijn.

4) Controle op controle:

Elke werknemer hoort gecontroleerd te worden, dit kan zijn door een administratief systeem en/of door steekproeven.

5) Toegangscontrole:

Als er werknemers buiten de normale tijden het pand betreden, dan moet er een systeem zijn, waarbij dit geregistreerd kan worden. (bijv. een alarmsysteem met individuele codes maar ook een nachtbewaker)

6) Goede voorbeeld:

Als u van uw personeel billijkheid verwacht, zult u ook hetzelfde billijkheid in uw bedrijfsvoering moeten toepassen, bijv. aan: correctheid van leveringen en facturering aan uw klanten en ook het gebruik van legale software op uw computers.

In het kort

Als er goederen verdwijnen, moet dit ontdekt worden. Voor elk bedrijf moet het in het huidige computertijdperk mogelijk zijn een nagenoeg sluitend beheer te voeren.

Bedenk: Het oppakken van een evt. schuldige is minder belangrijk. Het doel moet zijn komen tot een beleid, waarin diefstal -, fraude - en schadepreventie door het hele bedrijf een normaal onderdeel wordt van het bedrijfsproces.

3http://193.191.210.44/studies/ac752_nl.pdf

4http://www.trouw.nl/krantenarchief/1997/10/04/2558887/STELEN_VAN_DE_BAAS_IS_DOODNORMAAL.html

Please be aware that the free essay that you were just reading was not written by us. This essay, and all of the others available to view on the website, were provided to us by students in exchange for services that we offer. This relationship helps our students to get an even better deal while also contributing to the biggest free essay resource in the UK!