Human Ressource Outsourcing

Human Ressource Outsourcing

1 Einleitung

Wenn man sich länger mit dem Thema Outsourcing beschäftigt bzw. sich in die Literatur und in die Fachartikel zu diesen Thema einließt, findet man immer die Frage nachdem was Outsourcing eigentlich bedeutet bzw. welche Fragen geklärt werden müssen bevor man einen Outsourcing Prozess startet. Viele Menschen verbinden mit dem Wort Outsourcing negative Aspekte wie Arbeitslosigkeit und Kurzarbeit.

Ursprünglich kommt die Managemententscheidung Outsourcing aus dem amerikanischen Raum wo schon in den frühen 80er Jahren Formen von Outsourcing zu finden waren. Doch in den letzten Jahren hat sich das Outsourcing auch in Europa zum festen Bestandteile und Einflussfaktor von strategischen Entscheidungen entwickelt. Kaum ein Unternehmen denkt heutzutage bei der Gestaltung von Managemententscheidungen nicht über Outsourcing nach. Der Wirtschaftliche Erfolg ist eines der primären Ziele von erfolgreichen Unternehmen, trotz steigendem Konkurrenzdruck versuchen die Unternehmen immer wirtschaftlicher und zielorientierter zu handeln.

Die Realität zeigt auf das die Unternehmen die sich für Outsourcing entscheiden und so die Kosten reduzieren zu den zukünftigen Marktführern zählen (Burkholder 2006)

Die veränderte Marktsituation bzw. der zunehmende weltpolitische Einfluss zwingen die Unternehmen immer mehr, innovativ an neuen Ideen und Konzepten der Kostenminimierung und der Optimierung des Unternehmenserfolgs zu arbeiten. Immer mehr Unternehmen lagern daher einzelne interne Geschäftsfelder bzw. Geschäftsprozesse aus, und vergeben diese Prozesse an externe Dienstleister. Diese Dienstleister führen die Geschäftsprozesse standardisiert, vertraglich festgehalten und unter Vorgabe des Unternehmens durch.

Outsourcing ermöglicht dem Unternehmen einige strategische Vorteile wie die Konzentration auf das Kerngeschäft, die Kostenreduzierung, die Transparenz und den Know How Transfer. (Bacher 2000)

Die folgende Arbeit beschäftigt sich mit der Frage nach dem Verhältnis zwischen den Chancen und den Risiken die für das Unternehmen durch Outsourcing entstehen können, und mit der Frage ob Outsourcing als Allerheilmittel gesehen werden kann. Weiter wird dargestellt welchen Stellenwert das Outsourcing im HR Bereich einnimmt. Anhand des Beispiels der Auslagerung eines Rekrutingprozess werden die Motive für das Human Ressource Outsourcing dargestellt. Diese Arbeit soll zur überblicksmäßigen Darstellung von Chancen und Risiken des Outsourcing dienen und das immer häufig auftretende Human Ressource Outsourcing beleuchten.

2 Outsourcing

2.1 Definition von Outsourcing

Bevor die Frage nach den Chancen und Risiken beantwortet werden kann muss man sich mit der Frage auseinandersetzen was Outsourcing eigentlich bedeutet.

Der Begriff Outsourcing wurde in den 1980er Jahren in Amerika erschaffen. Er setzt sich aus dem Wort outside, resource und using zusammen und bedeutet die Nutzung von externen Ressourcen. (Hermes, Schwarz 2005)

Outsourcing wird in die Reihe der strategischen Entscheidungen eins Unternehmens eingeordnet. Outsourcing kann viele Ausprägungen und Definitionen haben, Bestandteil einer jeden dieser Definitionen ist das Outsourcing als Vorgang von überbetrieblicher Arbeit gesehen werden kann. (Bacher 2000)

Durch das Outsourcing verringert sich die Selbstständigkeit des Unternehmens, deswegen ist der enge Kontakt zum externen Anbieter essentiell für eine erfolgreiche Umsetzung des Outsourcings Projekts (Berger, Hodel, Risi 2006)

2.2 Entscheidungsfindung

Für Outsourcing gibt es vielerlei Gründe, am Häufigsten entscheidet man sich aber für Outsourcing wenn man das Unternehmen wirtschaftlich erfolgreicher führen will. Am Anfang dieses Prozesses der Entscheidungsfindung muss von den Verantwortlichen die grundlegende Ausrichtung des Outsourcing Prozesses geklärt werden. Bei Outsourcing unterscheidet man im Wesentlichen zwischen internen und externen Outsourcing, dabei steht die Frage nach der Art und dem Ausmaß der Outsourcing Aktivität im Mittelpunkt der Entscheidungsfindung. Folgende Grafik zeigt die Arten der Aus- bzw. Umlagerung von Prozessen, gegliedert nach Zeit, Leistungsumfang, Unternehmenszugehörigkeit, Lokation und Zahl der Leistungshersteller. (Hermes, Schwarz 2005)

2.3 Umsetzungsphasen

Basierend auf der Auswahl welche Art des Outsourcing man im Unternehmen bevorzugt sprich welche Dimensionen des Outsourcing am besten dazu beitragen, die Ziele die mit der Auslagerung angestrebt werden zu erreichen gibt es 4 wesentliche Schritte bis zur tatsächlichen Realisierung eines Outsourcing Projektes. Am Anfang steht die Vorbereitungsphase dort werden anhand der Abwiegung von Chancen und Risiken bzw. auf Basis der Situationsanalyse die Ziele für das Outsourcing festgelegt und ein Projektplan inklusive Milestones entwickelt. Sind diese Rahmenbindungen definiert folgt die Phase der Anbahnung. Hier beschäftigt man sich mit der Evaluierung der Anbieter und mit der Erstellung von Verträgen und Pflichtenhefen. Nach den zwei Phasen der Vorbereitung kommt es zur Umsetzungsphase. Je besser bzw. genauer vorher gearbeitet worden ist desto weniger Probleme finden sich in dieser Phase vor. Ist das Outsourcing Projekt umgesetzt folgt die Phase der Betreibung. Bei dieser Phase liegen die Schwerpunkte bei der Überwachung bzw. ständigen Kostenkontrolle des outgesourcten Geschäftsprozess (Berger, Hodel, Risi 2006)

Die Entscheidung für oder gegen die Auslagerung von einzelnen Geschäftsprozessen ist sehr essentiell für die wirtschaftliche Zukunft eines Unternehmens. Deswegen wird auch immer länger darüber diskutiert und abgewogen ob sich das Outsourcing rechnet bzw. mit welchen wirtschaftlichen Erfolgen bzw. Konsequenzen das Unternehmen rechnen muss. Dabei stehen die Ziele und die Chancen die das Outsourcing mit sich bringt aber auch die Risiken im Mittelpunkt des Diskussionsprozesses.

3 Zielsetzungen

3.1 Kostensenkung - für mehr Wirtschaftlichkeit

Das primäre Ziel das man mit Outsourcing in Verbindung bringt ist die Kostensenkung. Der Hauptgrund für diese Kostensenkung ist in der Nützung der Skaleneffekte[1] zu finden. Der Effekt beruht auf der Konzentration der externen Leistungsanbieter auf einen speziellen Geschäftsbereich. Dadurch herrscht bei den Outsourcing Anbietern eine effizientere Nutzung der Ressourcen vor und führt somit zu einem niedrigen Preis. Hierbei spricht man dann von Enconmic of scale[2]. Ein weiterer Vorteil unter dem Aspekt der Kostensenkung ist die Senkung der Personalkosten. Bei Outsourcing Anbietern findet man eine bessere Auslastung der Mitarbeiter vor somit werden unnötige Stehzeiten reduziert. Positiv für das Unternehmen wirkt sich auch die geringe Entlohnung beim Leistungsanbieter aus, diese befindet sich fast immer an der gesetzlichen Untergrenze. (Hermes, Schwarz 2005)

3.2 Konzentration aufs Kerngeschäft

Neben den Kostensenkungseffekt hat sich die Konzentration aufs Kerngeschäft in den letzten Jahren immer mehr als Ziel herauskristallisiert. Typische Kernkompetenzen sind spezielle Fähigkeiten in einzelnen Bereichen sowie Geschäftsprozessen die der Zufriedenheit der Kunden dienen. Durch das Outsourcing von Prozessen die nicht unmittelbar mit dem Kerngeschäft des Unternehmens zu tun haben, wie zum Beispiel die IT Abteilung, werden Ressourcen freigesetzt, diese können wiederum auf die Kernbereiche des Unternehmens verteilt werden und so erreicht man in den Kernbereichen eine bessere Ausschöpfung des vorhanden Potentials. Bei Konzentration auf die Kernkompetenz wird auch das Risiko das bei Randprozessen entstehen kann verringert bzw. ausgelagert. (Hermes, Schwarz 2005)

3.3 Flexibilisierung

Durch das Outsourcing von Geschäftsprozessen und die damit verbunden Variabilisierung entsteht für das Unternehmen der Vorteil immer flexibler auf neue Marktsituationen reagieren zu können da die Outsourcing Unternehmen immer Experten auf den Gebiet sind und somit den Know How Vorteil ausspielen können. Ein weiter Aspekt der Flexibilisierung zeigt sich im Bereich der Mitarbeiter. Es werden nur die Leute verwendet die zur Erstellung bzw. Abwicklung des Prozesses wirklich notwendig sind. Deswegen kann das Unternehmen hier flexibler wirtschaften und somit auch Kosten senken. (Hermes, Schwarz 2005)

3.4 Die Know How Erweiterung

Durch Outsourcing kann man von dem vorhanden Wissen und der Erfahrung des Outsourcing Anbieters profitieren. Die meisten Outsourcing Anbieter sind schon lange auf den Markt tätig und sind somit Experten in dem jeweiligen Fachbereich. Durch diese Professionalisierung bzw. Spezialisierung auf einen Fachbereich fließt viel Know How von den Anbietern zurück ins Unternehmen. Dieses Know How wird dann von den Unternehmen genützt um ihre internen Prozesse zu optimieren. Vorraussetzung für einen qualitativ hochwertige Know How Erweiterung ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Outsourcing Anbieter. (Berger, Hodel, Risi 2006)

4 Risiken von Outsourcing

Bei Outsourcing finden sich neben den Chancen für das Unternehmen auch gewisse Risiken. Dabei sind einige Risiken wie das blinde Vertrauen zum Dienstleister nicht zu minimieren, andere Risiken können aber durch vorausschauende Managemententscheidung verringert werden. Diese Risiken müssen bei jeder Outsourcing Entscheidung bedacht und gewichtet werden. (Hermes, Schwarz 2005)

4.1 Abhängigkeitseffekte

Outsourcing Entscheidungen sind längerfristige Entscheidungen, deswegen werden in der Regel mehr jährige Verträge zwischen Unternehmen und Outsourcing Dienstleister abgeschlossen.

Dabei entsteht auf Seiten des Unternehmens ein Abhängigkeitsverhältnis. Für das Unternehmen wird es bei voller Abhängigkeit vom Outsourcing Unternehmen schwer den ausgelagerten Prozess später wieder ins Prozessgefüge des Unternehmens einzugliedern, da in der Zeit der Auslagerung viel Know how verloren gegangen ist. Weiters haben die Unternehmen wenig Einfluss auf die geschäftlichen Entscheidungen des Outsourcing Anbieters, in schlimmsten Fall können dort falsche Entscheidungen auch dem Unternehmen einen erheblichen wirtschaftlichen Schaden zuführen. Dieser Schaden kann sich auch auf die Qualität der Leistung auswirken. Ein weiteres Risiko das durch die Abhängigkeit auftreten kann entsteht bei einer Insolvenz des Outsourcing Unternehmens, dabei geht das vorhandene Know How verloren und die Wiedereingliederung des Prozesses ins Unternehmen ruft hohe Kosten und viel Arbeitsaufwand hervor. Aber auch durch falsche Kommunikation und durch zu starke Abhängigkeit kann es zu enormen Leistungseinbussen der Ausgelagerten Prozesse kommen, da bei Outsourcing Anbietern oft zu standardisiert gearbeitet wird. (Hermes, Schwarz 2005)

4.2 Vertragsrisiko

Vor allem bei Unternehmen die Outsourcing das erste Mal implementieren wollen tritt dieses Phänomen auf. Oft führen unzureichende detaillierte Verträge zu Missverständnissen zwischen Auftrageber und Outsourcing Anbieter. Wichtige Inhalte eines Outsourcing Vertrags sind ua. die Laufzeit (zielführend sind nur langfristige Verträge), Art der Leistungserstellung mit genauer Definition und die Verrechnungsform für die erbrachte Leistung. Umso genauer ein Outsourcing Vertrag im Vorhinein aufgesetzt wird umso weniger Risiken zum Beispiel einer Fehlproduktion oder Fehlinterpretationen tritt auf. Vorrauschend denkend und keine übereilten Entscheidungen sind die wichtigsten Grundsätze um das Vertragsrisiko zu minimieren(Berger, Hodel, Risi 2006)

4.3 Sicherheitsaspekte

Mit der Auslagerung der Geschäftsprozess geht nicht nur Know How an die Outsourcing Firma sondern auch streng vertrauliche Daten und Kennzahlen. Aufgrund der vielen Kunden bei Outsourcing Agenturen besteht immer das Risiko das die Outsourcing Firma streng vertrauliche Daten des Unternehmens an die Konkurrenz weiter gibt, keine Rolle spielt es ob die Daten bewusst oder durch einen Sicherheitsmangel, auf Seiten des Outsourcing Unternehmens, weitergegeben worden sind. (Hermes, Schwarz 2005)

5 Outsourcing im Personalbereich

Das Humanressource Outsourcing ist auf dem Vormarsch. Gründe hierfür liegen in der ernormen Kostenersparnis die durch das Outsourcing von Human Ressource Prozessen entsteht. Großteils werden unter dem Mantel der Humanressource Outsourcing in der Regel administrative Tätigkeiten ausgelagert, ein Beispiele hierfür die die Auslagerung der Lohnverrechnung. Durch diese Auslagerung, wird bis zu 30 Prozent der Kosten, der HR Abteilung, eingespart. (Burkholder 2006)

Gerade in der heutigen Zeit wird es immer wichtiger gutes Personal zu rekrutieren. Unternehmen erwarten daher engagierte selbständige und fleißige Mitarbeiter. Immer öfters wird dabei der Prozess des Rekrutings von Personal inklusive Bewerberbeschaffung, Auswahl und Analyse an externe Anbieter ausgelagert. Oft führt gerade das Rekruting zu Hohen Kosten und zu einer schlechten Auslastung der Personalabteilung. Gründe dafür liegen daran dass dieser Prozess nicht regelmäßig ausgeführt wird bzw. nicht dauernd das Potenzial für Rekruting gegeben ist. Aufgrund dieser Tatsache entscheiden sich immer mehr vorwiegend Klein und Mittelbetrieben diesen Prozess fremd zu vergebenen. Die Fremdvergabe des Rekrutingprozess umfasst die Ausschreibung der Stellen, die Analyse und die Vorauswahl der Bewerber und die Testung der in Frage kommenden Bewerber. Ist dieser Prozess abgeschlossen schlägt der Fremdanbieter dem Unternehmen die potenziellen Kandidaten vor. Die endgültige Entscheidung obliegt dem Unternehmen.

Durch das Know How und die Erfahrung des Outsourcinganbieters sprechen diese auch mehr potentielle Mitarbeiter an. Durch die Spezialisierung auf die Personalsuche arbeitet der Outsourcinganbieter mit Standardisierten Auswahlverfahren und Tests. Bei der Wahl der externen Leistungsanbieter ist darauf zu achten das sie qualitativ den Anforderungen des Unternehmen entsprechen, den gerade in so einen für die zukünftige Unternehmensposition wichtigen Prozess ist es wichtig sich längerfristig auf das Outsourcing Unternehmen einzulassen und somit eine Vertrauensbasis aufzubauen. (Wald 2005)

Allerdings eignen sich nicht alle Prozesse des Human Ressource Bereich zum Outsourcing, wie das Rekruting. Zum Beispiel jene Bereich die den Mitarbeiter täglich beschäftigen und er dazu auch einen Ansprechpartner vor Ort benötig sind nicht für Outsourcing Aktivitäten geeignet. Wenn zu viel ausgelagert wird sprich es sind keine direkten Ansprechpartner aus der Human Ressource Abteilung mehr im Unternehmen vorhanden so macht sich schnell Unzufriedenheit und Hilflosigkeit von Seiten der Arbeitnehmer breit. Der Human Ressource Bereich durchläuft zurzeit einen Wandel und öffnet sich mehr und mehr für externe Einflüsse. Bezug nehmend auf diesen Effekt ist es wichtig einen Mix zwischen internen und externen Inputs zu wählen damit sowohl das Unternehmen aus der Auslagerung profitiert aber auch die Mitarbeiter durch Qualitative Betreuung, den heutzutage sind Mitarbeiter eine der wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens. (Hermes, Schwarz 2005)

6 Conclusio

Unter Outsourcing versteht man die Auslagerung von Prozessen, die nicht direkt das Kerngeschäft beeinflussen, an externe Leistungsanbieter. Outsourcing wird in Zukunft immer mehr an Stellenwert gewinnen und erfolgreiche Unternehme können in Zukunft nicht mehr auf Outsourcing von einzelnen Prozessen verzichten.

Dennoch sollte das Risiko das durch Outsourcing entstehen kann, minimiert werden. Die grundsätzliche Aufgabe um erfolgreiches Outsourcing durchzuführen ist auf der einen Seite die Risiken zu minimieren und auf der anderen Seite das Ausnützen des Wettbewerbsvorteils.

Durch eine professionelle und langfristige Außereinadersetzung mit dem Thema Outsourcing können die Fehler minimiert werden. Oft werden Outsourcing Entscheidungen auf Grund von Kosten und Wettbewerbsdruck als kurzfristiges Mittel eingesetzt, was wirtschaftlich nicht zielführend ist, da eine ordentliche Planung und Ausführung sehr viel Zeit und Know How in Anspruch nimmt. Sicherlich ist das Outsourcing kein Allerheilmittel in der heutigen wirtschaftlichen Situation, dennoch kann es dem Unternehmen helfen sich besser und effizienter aufzustellen um somit auf langfristige Sicht auch einen Wettbewerbsvorteil erzielen zu können.

Ein Trend der seit den letzten Jahren in Unternehmen zu beobachten war ist das Outsourcing des Rekrutkinprozesses und andere Prozesse des HR Management. Durch die Spezialisierung der Personaldienstleister entsteht für das Unternehmen ein wesentlicher Vorteil Durch das breite Angebote und den guten Ruf von Personaldienstleistern am Markt steigt auch die Qualität und die Effizienz der ausgewählten und eingesetzten Mitarbeitern im Unternehmen. Dieser Bereich des Outsourcing wird in Zukunft immer wichtiger werden und es entsteht hier auch eine Win Win Situation. Unternehmen beauftragen Personaldienstleister und bekommen qualifizierte, getestet und motivierte Mitarbeiter die sofort im Unternehmen einsetzbar sind.

Zusammenfassend ist zu sagen dass das Outsourcing kein Selbstläufer ist, aber mit ordentlicher Planung und voller Unterstützung und Rückendeckung des gesamten Unternehmens kann das Outsourcing in Zukunft zum Erfolgsrezept für wirtschaftliche erfolgreiche Unternehmen werden.

III) Literaturverzeichnis

Bacher, M. (2000): Outsourcing als strategische Marketing-Entscheidung. Wiesbaden: Gabler

Berger, A., Hodel, M., Risi, P. (2006): Outsourcing realisieren. Wiesbaden: Vieweg & Sohn

Burkholder, N. (2006): Outsourcing. The Definitive View, Applications, and Implications. Hoboken: Wiley & Sons

Hermes, H., Schwarz, G. (2005): Outsourcing. Chancen und Risiken, Erfolgsfaktoren, rechtssichere Umsetzung. München: Haufe

Wald, R.(2005): Neue Herausforderungen im Personalmanagement. Wiesbaden: Gabler

[1] Skaleneffekte sind Größenvorteile, die sich bei der Senkung der Stückkosten auswirken.

[2] Sind Effekte die beschreiben das Produktionskosten mit zunehmender Produktionsmenge abnehmen.

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