Organisatieaspect

Bij het ontwikkelen van informatiesystemen moet rekening gehouden worden met iedereen die een rol speelt binnen de organisatie. Bij een informatiesysteem zijn de volgende aspecten van belang:

· Organisatieaspect Personeel

Het personeel is een belangrijke factor binnen een filiaal, want zonder hen zal het bedrijf niet draaiende gehouden kunnen worden. Zij moeten gemakkelijk informatie uit het systeem kunnen halen en ook informatie daaraan toevoegen. Zo blijft de informatie up-to-date en dat is goed voor het bedrijf.

· Organisatieaspect Management

Voor het management zijn informatiesystemen heel belangrijk. Zij baseren hun beslissingen op de informatie die ze daaruit halen en daarom is het belangrijk dat deze informatie klopt en ook up-to-date wordt gehouden door de managers en personeelsleden. Het is belangrijk dat ze er snel informatie uit kunnen halen maar ook uit kunnen verwijderen of er iets aan toevoegen.

· Organisatieaspect Cultuur

Met cultuur wordt bedoeld de regels, normen en waarden en de sfeer binnen het bedrijf. Dit is voor elk filiaal anders en dat betekent dus ook dat er bij het ontwikkelen van de systemen met allerlei verschillende culturen rekening moet worden gehouden. Deze dingen zijn erg belangrijk binnen een systeem. Er is een verband tussen de en de interne organisatie van het supermarktfiliaal. Dit is namelijk het volgende verband:

De taak van de Administratieve organisatie is om de informatievoorziening van een organisatie te regelen. De interne organisatie van een supermarkt filiaal kan niet zonder deze informatievoorziening. Er is dus wel degelijk een verband: Zonder de AO kan de interne organisatie niet optimaal functioneren. Om de interne organisatie optimaal te laten functioneren is er een budget nodig. Maar wat is nou eigenlijk budget?

Uit Grondslagen Administratieve Organisatie Deel A, Jans: “Onder budgettering wordt verstaan het kwantitatief (in hoeveelheden en bedragen) vastleggen van verantwoordelijkheden voor de te verrichten activiteiten in het komende jaar.” Dit is dus eigenlijk een logisch gevolg van die te verrichten activiteiten, oftewel plannen. Voor nieuwe plannen is geld nodig en daar wordt dus een budget voor opgesteld. Bij het vaststellen van het budget worden ook afspraken gemaakt met de gebruikers of ontvangers van het geld over de prestaties die voor dat geld geleverd moeten worden.

Alleen aan een budget heeft het filiaal natuurlijk niks er moeten ook dingen mee worden gedaan. Dit kan aan de hand van een aantal functies.

Een budget binnen een supermarktfiliaal heeft verschillende functies. Het is een manier om bijvoorbeeld doelstellingen te laten zien. Aan de hand van een budget moeten bijvoorbeeld loonkosten worden gedrukt. Door een bepaalt budget moet er vaak harder gewerkt worden, en zal alles efficiënter moeten worden aangepakt.

Ontvangsten

Januari

Februari

Maart

Contante Ontvangsten

Totaal Ontvangsten

Uitgaven

Operationele Uitgaven

Crediteuren

BTW Saldo

Niet Operationele Uitgaven

Financiele Lasten

Totaal Uitgaven

-

-

-

Mutatie per Saldo

+

+

+

Beginsaldo

+

+

+

Eindsaldo Liquiditeit

Door een liquiditeitsbudget op te stellen weet een onderneming door middel van geschatte uitgaven en ontvangsten of er genoeg geld beschikbaar is voor geplande activiteiten. Zo zou van tevoren gezien kunnen worden dat er niet genoeg geld is voor een project en er dus meer financiële middelen nodig zijn om het project uit te kunnen voeren. Het nut van een liquiditeitsbudget is dat het voor de managers heel makkelijk te zien is hoe het bedrijf er voor staat op korte termijn. Het budget moet ook gecontroleerd worden en dat kan aan de hand van de interne controle . Deze bestaat uit drie elementen.

Het management stelt een aantal eisen die geautoriseerd dienen te worden door het management. Deze eisen worden normen genoemd. Een aantal voorbeelden van deze normen zijn: regels en procedures, uit te voeren plannen en standaardkostprijzen.

Om te kunnen controleren hoe de personeelsleden hun werkzaamheden hebben uitgevoerd is er informatie nodig. Deze informatie moet goed gecontroleerd worden en kan door het management zelf alsmede door een bedrijfsbureau worden gezocht. Als het bedrijfsbureau de informatie heeft gevonden kan het deze rapporteren aan het management.

Er moet nu alleen nog maar worden gekeken of de werknemers zijn of haar activiteit goed hebben uitgevoerd. Het management kan er voor kiezen dit zelf te doen, maar vaak wordt het door de administratie gedaan. De administratie rapporteert de effiency aan de productleiding. Een andere vorm van controle zijn verbandcontroles.

Bij een verbandcontrole wordt verband gelegd tussen grootheden die een rol spelen binnen een bedrijf. Een aantal voorbeelden zijn:

· Het verband tussen de toename van voorraden en de toename van crediteuren. Bij de inkoop van goederen wordt de voorraad goederen groter, maar ook de schulden aan de leveranciers.

· Het verband tussen de afname van voorraden en de toename van debiteuren. Dit is eigenlijk het tegenovergestelde van het eerste voorbeeld, bij verkoop van goederen wordt de voorraad kleiner en groeien de vorderingen op de klanten.

· Het verband tussen afname crediteuren en afname bank- en girosaldo. Bij de betaling van leveranciers nemen de schulden af en dat geld wordt gehaald uit de bank of giro van het bedrijf dus die nemen ook af. Om te kunnen controleren zijn er een aantal registers nodig. Het controleregister is het belangrijkste register.

Controleregisters zijn registers waarin alles over de producten van het desbetreffende filiaal staan. De belangrijke informatie van de producten staan hier onder meer in. Dit zijn bijvoorbeeld de datum van inkoop, levering en alles over de verkoop van het product.

Een voorbeeld hiervan is bij producten van pickwick. De leverancier maakt afspraken met zijn klanten over de verkoopprijzen. De supermarkt wil echter een bepaalde winstmarge hebben en wil dus een lage inkoopsprijs. De afspraken die hierover worden gemaakt zijn te controleren d.m.v. het controleregister. De controle hiervan kan op twee manieren. De twee soorten zijn formele en materiële controle.

Bij formele controle wordt vooral gekeken naar de vraag of er aan regels en procedures is voldaan. Bij materiële controle wordt daarentegen meer gekeken naar de vraag of de handelingen die moesten plaatsvinden ook echt gebeurd zijn. Bijvoorbeeld bij een inkoopfactuur houd de formele controle zich bezig met de controle op vereiste handtekeningen en of de getallen kloppen en de materiële controle houd zich meer bezig met de vraag of de goederen die besteld zijn ook ontvangen zijn en of de inkoopprijzen bijvoorbeeld niet te hoog zijn. Een van de belangrijkste controles binnen een supermarktfiliaal is diefstal en fraude controle.

Er worden verschillende controles gehouden om te fraude en diefstal te voorkomen. Diefstal wordt bijvoorbeeld gecontroleerd door de caissières. De caissières zelf kunnen door spiegels op het plafond kijken of mensen geen dingen meenemen zonder te betalen. Ook hangen er overal in de winkel camera's om diefstal te kunnen controleren. Bij caissières zelf worden de tassen aan het eind van de avond gecontroleerd om diefstal te voorkomen. Om fraude te voorkomen is het belangrijk om functiescheiding te hebben. De mensen moeten elkaar controleren en zo fraude voorkomen. Functiescheiding is dus erg belangrijk binnen een supermarkt. Maar er moet niet allen gescheiden worden er moet ook onderscheid in worden gemaakt. Dit kan op verschillende manieren worden gedaan.

. Als we kijken naar de functies naar doelstelling zijn bijvoorbeeld de inkoopfunctie en de personeelsfunctie te onderscheiden. Als de functies onderscheiden worden naar aard van de activiteiten zijn binnen de supermarkt bijvoorbeeld de beschikkende functie, de bewarende functie, de registrerende functie, de controlerende functie en de uitvoerende functie te herkennen. Zo zijn er nog een aantal manieren om de functies te onderscheiden waarvan een aantal manieren al heel lang geleden gebruikt werd. Bij controletechnische functiescheiding gaat het vooral om het voorkomen van vervelende combinaties. Door alle functies goed te verdelen zullen er met betrekking daarop geen problemen voorkomen. De meeste mensen weten dit tot zover wel maar veel gaan de fout in als het gaat om administratie of boekhouding.

Er is wel degelijk een verschil tussen administratie en boekhouding, Dit wordt weergegeven d.m.v het volgende citaat:'' een boekhouding is de administratieve verwerking van financiële gegevens van een bedrijf en een administratie is het beheer van akten, stukken en correspondentie. ‘' Met de administratie en de boekhouding van het filiaal zijn een aantal financiële risico's verbonden.

Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat een manager geld achterover drukt voor zichzelf. Of het kan zijn dat personeelsleden eten uit de winkel pakken zonder te betalen. Op deze producten maakt het filiaal natuurlijk alleen maar verlies en is dus slecht voor de financiële situatie. Om dit soort situaties te vermijden wordt het vaak verplicht om de aankoopbon bij de gekochte artikelen mee te nemen als bewijs van betaling. Maar het kan natuurlijk ook zijn dat de manager dit soort activiteiten doet. Er zijn niet veel personeelsleden die dat zouden controleren. Daarom heeft elke supermarkt vaak een kader, waarin de fulltimers zitten die een eigen afdeling hebben. Dat kader overlegt vaak over de belangrijke zaken binnen het filiaal en kan dus ook de misstappen van een filiaalmanager aangeven bij het hoofdkantoor van het filiaal. Verdere financiële risico's met bijvoorbeeld betrekking op valutarisico's spelen niet bij dit filiaal omdat er alleen maar met één soort munt betaald kan worden en er daarmee dus verder geen problemen kunnen ontstaan.

Please be aware that the free essay that you were just reading was not written by us. This essay, and all of the others available to view on the website, were provided to us by students in exchange for services that we offer. This relationship helps our students to get an even better deal while also contributing to the biggest free essay resource in the UK!