Be the Best

“Be the Best”

I. CONCEPEREA PROIECTULUI

1.1. Context

Conform Barometrului de Opinie Publică– Tineret 2008, 18% dintre tineri consideră că şcoală nu organizează activităţi extraşcolare interesante limitându-se doar la evaluarea corectă a cunoştinţelor elevilor şi studenţilor. O pondere redusă a tinerilor (aproximativ 17%) consideră că şcoala este adecvată în mare măsură pieţii muncii, considerând-o mai curând fiind inadecvată cerinţelor pieţei muncii.

Din aceste motive Organizaţia “Youth Opinion Leaders” a ajuns la concluzia că educaţia este un domeniu foarte important în activitatea profesională a tinerilor, mai ales educaţia non-formală şi am decis realizarea proiectului “Be The Best”.

“Be The Best” este un program de educaţie non-formală destinat studenţilor, conceput ca o alternativă complementară la sistemul de învăţământ prezent în facultate. Programul conţine training-uri susţinute de Organizaţia “Youth Opinion Leaders” şi work-shop-uri prezentate de companii, în opt week-end-uri successive. “Be The Best” îşi propune pregătirea suplimentară a participanţilor prin aprofundarea cu elementele practice în domeniile: Leadership , Antreprenoriat şi Educaţie non-formală. Astfel aşteptările celor două entităţi (studenţi şi companii) se clarifică pentru o mai bună aliniere între obiectivele personale şi obiectivele profesionale ale participanţilor. Proiectul urmăreşte dezvoltarea participanţilor la nivel personal şi profesional, şi ancorarea lor în realitatea din mediul local, prin punerea în contact cu o serie de companii şi organizaţii care susţin tinerii cu potenţial.

Proiectul se derulează pe parcursul a 8 week-enduri succesive şi cuprinde două module de pregătire a tinerilor:

I. Modulul de Training susţinut de trainerii companiilor specializate în training pe partea de soft skills

II. Modulul de Workshop-uri susţinut de reprezentanţi ai companiilor ieşene pe 3 domenii de interes: antreprenoriat, educaţie şi leadership

Modulul de Training constă în dezvoltarea abilităţilor personale, schimbarea atitudinii spre proactivitate şi profesionalism, şi creşterea gradului de conştientizare a unor probleme şi soluţii de dezvoltare personală. Se vor aborda teme precum brand şi imagine personală, comunicare, lucru în echipă, setare de obiective, creativitate, leadership etc. Acest modul conţine sesiuni comune cu toţi participanţii înscrişi în proiect.

Modulul de Workshop-uri constă în crearea unei imagini realiste de ansamblu, din perspectiva companiilor participante, care vor prezenta concret probleme şi soluţii din domeniul specific. Workshop-urile vor fi susţinute în totalitate de către reprezentanţi ai unor companii ieşene, ce îşi deruleaza activitatea pe unul din cele 3 domenii. Acest modul conţine sesiuni simultane, grupate pe cele 3 domenii, la care participanţii sunt grupaţi în funcţie de aria de interes pentru care au optat la inscriere. Fiecare modul va avea în componenţă un număr de 10 workshop-uri iar numărul maxim de participanţi este de 30 de persoane.

Organizaţia “Youth Opinion Leaders” este una dintre cele mai mari organizaţii de tineret din România, care este condusă de studenţi şi proaspăt absolvenţi. Membrii acesteia sunt interesaţi în probleme globale, leadership şi management. Organizaţia “Youth Opinion Leaders” are ca obiectiv principal dezvoltarea potenţialului uman prin intermediul tinerilor.

“Youth Opinion Leaders” derulează anual 7 proiecte în domeniile: voluntariat, educaţie şi antreprenoriat. Pentru proiectele derulate anterior organizaţia noastră a lucrat cu următorii finanţatori:

HP – Grant 72000 LEI pentru un program de pregatire destinat studenţilor de la Informatică şi Automatică şi Calculatoare.

DJT – Finanţare 1400 RON pentru Seminarul Local de Pregătire

DJT – 1000 RON pentru Seminarul Local de Planificare

ASS – 3300 RON pentru “Leader pentru Mâine”

Youth in Action – 4000 EURO pentru Conferinţa Naţională de pregătire a antreprenorului

Youth in Action – 5100 EURO pentru U'Connect

Echipa de conducere a organizaţiei:

1. Carp Ramona – Preşedinte; experienţă în domeniul managementului proiectelor 5 ani.

2. Vicol Mădălina – Vicepreşedinte Marketing; experienţă în domeniul managementului proiectelor 3 ani.

3. Cigodari Ina – Vicepreşedinte Finanţe; experienţă în domeniul managementului proiectelor 3 ani.

4. Ciobanu Andreea – Vicepreşedinte Resurse Umane; experienţă în domeniul managementului proiectelor 3 ani.

Descrierea liniei de finanţare:

I. INFORMAŢII GENERALE

1. În cadrul acestui apel bugetar sunt promovate acele proiecte care încurajează dezvoltarea personală şi profesională a studenţilor. Sunt susţinute acţiunile studenţeşti care încurajează participarea civică, antreprenorială, profesională, culturală şi de divertisment în rândul studenţilor.

2. Priorităţile pe care acest apel bugetar le propune sunt legate de integrarea pe piaţa muncii, de implicare şi responsabilizare şi de modalităţi diferite de petrecere a timpului liber.

3. Acest apel bugetar pentru studenţi îşi propune să sprijine dezvoltarea armonioasă a

studenţilor, bazată pe asigurarea de şanse egale în participarea la viaţa societăţii.

4. Un număr mare de studenţi, conform statisticilor se confruntă cu probleme precum: lipsa experienţei în câmpul muncii, lipsa unei calificări adecvate, lipsa implicării în viaţa social precum şi dezvoltarea redusă a unui set de abilităţi sociale precum: abilităţi de comunicare şi negociere, abilităţi sociale şi civice, abilităţi de leadership etc.

II. Cererea de propuneri de proiecte

1. Propunerile de proiecte se depun direct la sediul Ministerul Tineretului şi Sportului, Direcţia Generală Programe pentru Studenţi, Calea Plevnei, nr. 61, Sector 1, Bucureşti, etaj 1, camera 25.

2. Fiecare cerere va primi un număr de identificare unic.

3. Depunerea proiectelor va fi continuă până la data de 25 noiembrie, iar proiectele vor fi evaluate în ordinea sosirii.

4. Depunerea de proiecte se poate opri mai devreme în cazul în care bugetul va fi epuizat.

III. Tipuri de proiecte

În cadrul acestui apel bugetar sunt eligibile trei tipuri de proiecte:

1. Proiecte Tip A - Proiecte cu impact naţional.

Pentru acest tip de proiecte care indeplinesc in mod cumulativ toate criteriile de mai jos:

a. Sunt vizibile in minim 10 centre universitare.

b. Au număr de beneficiari de minim 1000 persoane

c. Se desfăşoară în parteneriat cu minim 3 parteneri indiferent de tipul lor

d. Durata de desfăşurare este de minim 7 zile calendaristice

e. Au un buget total de maxim 350.000 RON

2. Proiecte Tip B – Proiecte cu impact regional.

Pentru aceste tip de proiecte sunt eligibile proiectele care îndeplinesc în mod cumulative toate criteriile de mai jos:

a. Sunt vizibile in minim 4 localităţi din cadrul unei regiuni.

b. Au un număr de beneficiari de minim 200 persoane

c. Se desfăşoară în parteneriat cu minim un partener

d. Durata de desfăşurare este de minim 7 zile

e. Au un buget total de maxim 45.000 RON

3. Proiecte Tip C – Proiecte cu impact local.

Pentru aceste tip de proiecte sunt eligibile proiectele care îndeplinesc în mod cumulativ toate criteriile de mai jos:

a. Sunt vizibile într-un centru universitar

b. Au un număr de beneficiari de minim 50 persoane

c. Se desfăşoară în parteneriat cu minim un partener

d. Durata de desfăşurare este de minim 4 zile

e. Au un buget total de maxim 30.000 Ron

V. Priorităţile apelului bugetar

1. Cereriile de finanţare vor fi eligibile în măsura în care vor viza atingerea obiectivelor prezentului apel bugetar:

a. O1 -să încurajeze participarea activă în rândul studenţilor

b. O2 -să asigure modalităţi diverse de petrecere a timpului liber

c. O3 -să stimuleze studenţii să-şi deschidă o afacere

d. O4 - să asigure calificări diferite necesare integrării pe piaţa forţei de muncă

e. O5 - să susţină programe de dezvoltare personală pentru studenţi

f. O6 - să încurajeze parteneriatul în rândul asociaţiior studenţeşti

g. O7 - să crească gradul de conştientizare al studenţilor în domenii precum abuzul de droguri, egalitate de gen, viaţă sportivă

h. O7 - să dezvolte creativitatea studenţilor

i. O8 - să promoveze tinerele talente studenţeşti

j. O9 - să promoveze comunicarea între studenţi

k. O10 – să încurajeze realizarea de politici publice pentru tineret/studenţi

2. Obiectivele proiectelor eligibile trebuie să urmărească atingerea unui obiectiv din cele enumerate.

VI. Tipuri de programe eligibile, sunt acţiuni de tipul următor:

1. Campanii adresate studenţilor

2. Evenimente pentru studenţi

3. Programe de perfectionare a studenţilor

4. Programe de stimulare şi încurajare a studenţilor pentru a-şi deschide o afacere

5. Programe privind startul sau avansarea în carieră

6. Programe care încurajează creativitatea studenţilor

7. Programe de stimulare a integrării pe piaţa forţei de muncă

8. Programe care încurajează spiritul inovativ al studenţilor

VII. Activităţi eligibile:

1. concursuri

2. campanie de informare

3. campanie de conştientizare

4. cursuri

5. activităţi de instruire

6. întâlniri

7. dezbateri

8. seminarii

9. conferinţe

10. creare web siteuri

11. stagii

12. festivaluri

1.2. Titlul proiectului

“Be The Best”

1.3. Localizare

Judeţ: Iaşi

Regiune: Moldova

Oraş: Iaşi

1.4. Suma solicitată de la finanţator

Total costuri eligibile ale proiectului

Suma solicitată de la finanţator

% din costul total al proiectului

EUR

EUR

%

1.5. Justificare

Conform Barometrului de Opinie Publică– Tineret 2008, 18% dintre tineri consideră că şcoală nu organizează activităţi extraşcolare interesante limitându-se doar la evaluarea corectă a cunoştinţelor elevilor şi studenţilor. O pondere redusă a tinerilor (aproximativ 17%) consideră că şcoala este adecvată în mare măsură pieţii muncii, considerând-o mai curând fiind inadecvată cerinţelor pieţei muncii.

Din aceste motive Organizaţia “Youth Opinion Leaders” a ajuns la concluzia că educaţia este un domeniu foarte important în activitatea profesională a tinerilor, mai ales educaţia non-formală.

Problema pe care am constatat-o este constituită de spiritul de iniţiativă redus în mediul de afaceri local, acesta fiind de multe ori unul rigid şi lipsit de inovaţii; de asemenea, migraţia forţei de muncă, o soluţie care este preferată ambiguităţii pe care persoanele tinere o întâmpină în mediul local şi riscurilor pe care le implică luarea de iniţiative sau desfăşurarea de activităţi în mediul organizaţional, este o problemă care poate fi ameliorată de modificarea viziunii tinerilor asupra mediului de afaceri, aceştia putând astfel stabili mai clar posibilităţi de rezolvare a problemelor şi să îşi asume o poziţie creatoare în cadrul societăţii locale. Având în vedere că tinerii nu au o experienţă vastă imediat ce părăsesc băncile şcolii, angajatorii nu le oferă şanse acestora pentru a-şi forma o carieră.

Un punct forte al organizaţiei noastre îl reprezintă experienţa şi expertiza în domeniul managementului proiectelor. Anual derulăm aproximativ 7 proiecte care se axează pe următoarele probleme: Antreprenoriat, Leadership, Voluntariat şi nu în ultimul rând problema educaţiei. Ceea ce ne diferenţiază de celelalte organizaţii este faptul că avem o echipă de traineri bine pregatită în domeniul training-ului. Partenerii noştri educaţionali sunt companii cu expertiză în acest domeniu care în fiecare trimestru realizează pentru membrii organizaţiei câte un program de pregătire în training.

Proiectul “Be The Best” se încadreaza în programul pentru studenţi a Ministerului Tineretului şi Sportului şi se pliază pe unul din obiectivele finanţatorului şi anume susţinerea programelor de dezvoltare personală pentru studenţi.

Beneficiarii direcţi ai proiectului sunt studenţii din anii terminali a facultăţii participanţi la proiect, în număr de 150, din Iaşi. Aceştia sunt selectaţi din rândul tinerilor cu potenţial ridicat de dezvoltare şi care au nevoie de informaţii complementare, care să aibă legătură cu domeniul lor de specializare.

Ca şi beneficiari indirecţi se numără membrii organizaţiei implementatoare, partenerii proiectului, trainerii şi speackerii proiectului.

În urma derulării proiectului, Organizaţia “Youth Opinion Leaders” vrea ca tinerii care au participat la program să aibă o viziune cât mai clară despre domeniul de care sunt interesaţi şi să conştientizeze faptul că învăţarea non-formală este un mod eficient de învăţare. În timpul proiectului participanţii vor avea posibilitatea de a lucra în echipe (working groups) şi vor învăţa să fie mai toleranţi unii faţă de alţii, de altfel aşa cum trebuie să fie în viaţa de zi cu zi. În afară de programul de pregătire pe arii de interes, proiectul va oferi şi o pregătire pe partea de dezvoltare personală, care este foarte importantă în evoluţia unei persoane.

Proiectul “Be The Best” este la prima ediţie de implementare şi are ca scop educarea şi dezvoltarea abilităţilor de leadership şi antreprenoriat a studenţilor din anii terminali ai facultăţii. În acest proiect am inclus mai multe sesiuni despre leadership pentru că asta am observat că lipseşte în rândul tinerilor studenţi şi absolvenţi.

Originalitatea proiectului constă în prezenţa permanentă a directorilor marilor companii, persoane cu experienţă în management şi leadership.

1.6. Scop

Proiectul urmăreşte dezvoltarea participanţilor la nivel personal şi profesional, şi ancorarea lor în realitatea din mediul local, prin punerea în contact cu o serie de companii şi organizaţii care susţin tinerii cu potenţial.

Obiective:

1. Implicarea în proiect a unui număr de 150 tineri în perioada 27 februarie – 18 aprilie 2010. (cantitativ)

2. Implicarea unui număr de 5 traineri cu experienţă în domeniul antreprenorial în fiecare weekend din cadrul proiectului. (cantitativ)

3. Implicarea unui număr de 5 directori de companie cu experienţă în domeniul antreprenorial şi leadership în fiecare weekend din cadrul proiectului. (cantitativ)

4. Promovarea conceptului de leadership celor 150 de participanţi în cadrul proiectului. (calitativ)

5. Dezvoltarea unui spirit antreprenorial a participanţilor la proiect prin punerea lor în contact cu minim 10 companii, în perioada 27.02.2010 – 18.04.2010 (calitativ)

Jaloane:

1. Echipa formată

2. Studii de piaţă realizate

3. Trainerii şi directori invitaţi

4. Materiale de promovare realizate

5. Materiale recrutare realizate

6. Necesar de cheltuieli previzionate

7. Locaţie închiriată

8. Training-uri realizate

II PLANIFICAREA PROIECTULUI

2.1 Descrierea detaliata a activitatilor

Un prim pas pentru implementarea cu success a proiectului constă în formarea echipei. Se va alege un coordonator de proiect în baza unei strategii pe care acesta o va prezenta la un interviu în faţa echipei de conducere. După ce va fi ales, coordonatorul va fi responsabil de formarea echipei de proiect, în primul rând alegându-şi responsabilul de resurse umane care la rândul său îl va ajuta pe coordonatorul de proiect să aleaga toată echipa. Echipa va fi formată din urmatoarele persoane:

a. Coordonator proiect

b. Responsabil resurse umane

c. Responsabil financiar

d. Responsabil strategii

e. Reponsabil comunicare

f. Responsabil promovare

g. Responsabil vânzări

Selectarea celorlalţi membri a echipei va consta într-un interviu la care aceştia îşi vor prezenta motivaţia de a participa la implementarea proiectului. După alegerea echipei, săptamanal vor avea loc şedinţe de echipa în care se vor discuta toate aspectele legate de proiect.

Un prim pas în implementarea cu success a proiectului este identificarea nevoilor grupului ţintă. Pentru aceasta se va realiza un chestionar de cercetare nevoi care va trebui pus în aplicare şi după ce a fost pus în aplicare va avea loc interpretarea rezultatelor chestionarului.

După identificarea principalelor nevoi a grupului ţintă, echipa va putea trece la realizarea campaniei de promovare şi de vânzări. Pentru aceasta, iniţial, va fi necesară realizarea unei baze de date cu firme şi parteneri media pe care să îi abordeze pentru a încheia un eventual parteneriat. După realizarea bazei de date va avea loc campania de vânzări şi promovare efectivă.

În urma realizării campaniei de promovare, vom avea un anumit număr de aplicanţi care vor fi selectaţi în baza unui formular de aplicare realizat de către responsabilul resurse umane. Selecţia se va face la fel de către acesta pe baza următoarelor criterii: studenţii să fie în ani terminali sau master, motivaţia de a învaţa lucruri noi.

Pentru demararea proiectului şi a altor activităţi pregătitoare va trebui realizat un buget previzionat de venituri şi cheltuieli. Pentru acesta avem nevoie de o listă de material necesare pentru realizarea tuturor activităţilor. Acestea vor fi întocmite de către responsabilul financiar care în timpul perioadei proiectului va asigura sustenabilitatea acestuia.

Pentru derularea proiectului este necesară o locaţie, de aceea responsabilul vânzări va realiza o bază de date cu locaţii posibile pentru realizarea proiectului, după care se va semna contractul cu o locaţie selectată.

După toate aceste activităţi pregătitoare va veni perioada de 8 weekend-uri de training-uri şi workshop-uri.

Agenda programului de training-uri si workshop-uri:

Ziua

Training/workshop

27.02.2010

Andy Szekely "Motivstion in business and relationships"

Mihaela Stroe "How to create a first positive impression in interpersonal relations"

28.02.2010

Daniel Bichis "Get respect and commitment by assertive communication"

Stefan Palarie "Behavioural communication"

6.03.2010

Garett Gravesen "Leadership BOND: A life of Service and Supermodels in the 21st Century"

Kevin Scott "Leadership BOND: Leading with Vision and Values in the 21st Century"

7.03.2010

Ralph Blundell "Faith in the Face of No"

Ralph Blundell "Spiritual Leadership - Making it Real"

13.03.2010

Daniel Cioanca Attitude&Communication in Leadership

Viorel Apetrei "Leadership in a corporate world vs. small business leadership"

14.03.2010

Bruno Medicina "The Total Quality Leader"

Adrian Randasu- APOLLO TEAM

20.03.2010

Andy Szekely "Alpha Leader"

Madhu Angur "Global Entrepreneurship: Myths, Opportunities, Dimensions and the Entrepreneurial Community"

21.03.2010

Ionut Simion "Issues when you start a business"

Cristian Carstoiu "Your own business vs. working for other people's business"

27.03.2010

Ralph Blundell "Starting Up Stories from Successful Entrepreneurs"

Madalin Matica "The Social networks"

28.03.2010

Cristian Carstoiu "How the personality type influences communication"

Cristian Carstoiu "How to structure a speech"

3.04.2010

Mihaela Stroe "How to use nonverbal communication for successful relations"

Mihaela Feodorof "Steps to Success"

4.04.2010

Teia Catana "Consultation and decision making"

Mihaela Feodorof "Personal Values vs. Corporate Values"

10.04.2010

Bruno Medicina "Quality of Life as only true measure of success"

Daniel Bichis "Leaders are great emotional communicators!"

11.04.2010

PRAIS Corporate Communication – Silvia Bucur

PRAIS Corporate Communication – Silvia Bucur

17.04.2010

Andy Szekely "How to become plausible"

Iulian Olariu "Leadership situational"

18.04.2010

Madhu Angur "Global Entrepreneurship: Myths, Opportunities, Dimensions and the Entrepreneurial Community"

Festivitatea de inchidere a proiectului

În ultimul weekend de training-uri va avea loc festivitatea de închidere a evenimentului. La aceasta vor lua parte toţi participanţii, trainerii şi directorii de companii.

2.2 Echipa de implementare a proiectului

Echipa de implementare a proiectului:

Responsabilitati

1. Coordonator de proiect

- Coordoneaza activitatile din cadrul echipei pentru a atinge obiectivele proiectului;

- Creaza planul proiectului impreuna cu echipa sa;

- Urmarese si evalueaza activitatea echipei in fiecare saptamana;

- Coordoneaza proiectul din punct de vedere financiar dar impreuna cu coordonatorul finante;

- Delega responsabilitati in cadrul echipei;

- Stabileste si coordoneaza activitatile de promovare impreuna cu coordonatorul promovare;

2. Coordonator finante

- Coordoneaza resursele financiare si material in cadrul proiectului;

- Calculeaza necesarul de resurse pentru proiect;

- Realizeaza bugetul previzionat si apoi realizat;

- Tine evident cash flow-ului;

- Cauta noi surse de finantare;

- Scrie cererea de finantare;

- Realizeaza raportul de evaluare catre finantator;

- Tine evident si controleaza toate resursele financiare si material folosite in cadrukl proiectului (telefon, fax, consumabile etc.);

- Realizeaza rapoarte financiare la fiecare sedinta de echipa;

3. Coordonator promovare

- Coordoneaza toate activitatile de promovare si PR;

- Planifica toate activitatile de promovare si creza materialele de promovare;

- Se asigura ca materialele promotionale sunt realizate inainte de inceputul campaniei de promovare;

- Este responsabil de distribuirea fluturasilor si afiselor si altor material promotionale;

- Realizeaza planul media pentru partenerii media;

- Este responsabil de conferinta de presa;

- Vine cu idei noi de promovare daca etse posibil.

4. Coordonator vanzari

- Responsabil de crearea materialelor pentru vanzari impreuna cu responsabilul promovare;

- Reaizeaza baza de date cu companii la care sa mearga in vanzari;

- Organizeaza intalniri de vanzari si seteaza obiective clare in legatura cu :

* Companii de sunat

* Intalniri realizate

* Resultatele pentru fiecare intalnire

- Realizeaza rapoarte cu situatie pe vanzari la fiecare sedinta de echipa incluzand:

* Nr. Companii sunate

* Nr. Inatlniri realizate

* Nr. Contracte semnate

* Nr. Companii participante

- Tine evident procesului de vanzari.

5. Responsabil strategii

- Realizeaza fisa gant impreuna cu coordonatorul de proiect;

- Ofera support coordonatorului de proiect in folosirea MS Project si in planificarea activitatilor;

- Realizeaza raportul de evaulare a proiectului;

- Stabileste si evauleaza constant impactul prioectului pe termen scurt si lung in functie de stakeholder;

- Evalueaza impactul proiectului la sfarsitul proiectului;

- Creaza un plan de risk management.

6. Responsabil Resurse Umane (va fi ales inaintea celorlalti mebri a echipei pentru a-si putea indeplini responsabilitatile)

- Responsabil de promovarea pozitiilor libere din cadrul proiectului

- Creaza impreuna cu coordonatorul de proiect profilul membrului echipei pe fiecare arie si criteriile de selectie a acestora;

- Tine interviurile pentru candidatii la pozitiile deschis ein echipa;

- Realizeaza activitatea de setare de obiective a fiecarui mebru al echipei

- Realizeaza formularele de aplicare a participantilor proiectului;

- Este responsabil de selectia participantilor la proiect;

- Realizeaza agenda training-urilor si workshop-urilor.

Parteneri:

Partener 1

Denumire partener : Universitatea „Alexandru Ioan Cuza” – Iaşi

Adresa: Bulevardul Carol I, Nr 11, Jud. Iaşi, Mun. Iaşi 700506

Responsabilităţi (Atribuţii; Contribuţii): Ajutor prin oferirea sălilor pentru conferinţă, Cazarea tranerilor în incinta Universitatii la un pret redus.

Partener 2

Denumire partener : Agency One

Responsabilităţi (Atribuţii; Contribuţii): Consultanţă pentru imaginea şi brand-ul proiectului

Denumire partener : Casa de Cultura a Studentilor Iasi

Responsabilităţi (Atribuţii; Contribuţii): Săli pentru conferinţă, Cazarea Speakerilor - Tranerilor

Durata si planul proiectului

Nr.

Activ

Denumire

activitate

Perioada de desfăşurare

Mod de realizare

Resurse alocate

Responsabil

Costuri

Dependenta

Jalon 1

A1

Formarea echipei

15.10.09 – 26.10.09

Pregătirea fiselor de post si deschiderea pozitiilor

Resurse umane

Coordonator proiect

-

A1.1

Alegerea responsabilului resurse umane

23.10.09

Alegerea responsabilului resurse umane inaintea celorlalti pentru a putea allege ceilalti membri ai echipei

Resurse umane

Coordonator proiect

-

A1.2

Alegerea membrilor echipei

24.10.09

Alegerea membrilor echipei in baza interviului

Resurse umane

Consumabile

Coordonator proiect

Responsabil resurse umane

1 grila interviu*6 persoane (0.04*2foi*6pers=0.48 lei)

TOTAL 0.48 lei

A1.1

A1.3

Şedinţe echipă

26.10.09 - saptamanal

Întalnirea membrilor echipei - saptamanal

Resurse umane

Coordonator proiect

-

A1.1, A1.2

Jalon 2

A2

Dezvoltarea chestionarului de cercetare nevoi

27.10.09 – 23.11.09

Definitivarea

chestionarului

în funcţie de necesităţile studenţilor

Resurse umane

Logistica

Responsabil Strategii

1 laptop * 1500 lei = 1500 lei

TOTAL 1500 lei

A2.1

Implementarea

Chestionarului de cercetare nevoi

11.11.09 – 21.11.09

Diseminarea chestionarelor în sălile de curs şi on-line

Resurse umane

Consumabile

Logistica

Responsabil strategiii

300 chestionare*2 foi (600 foi*0.04 lei=24 lei)

1 imprimanta = 700 lei

TOTAL 724 lei

A2.2

Analiza rezultatelor chestionarului de cercetare nevoi şi stabilirea unui program de realizare de training-uri şi workshop-uri

22.11.09 – 23.11.09

Evaluarea rezultatelor obţinute în urma implementării chestionarelor.

Resurse umane

Responsabil strategii

Echipa

-

A2.1

Jalon 3

A3

Realizare baza de date cu firme pentru a crea un parteneriat

1.11.09 – 15.02.10

Gasirea firmelor cu care am putea colabora.

Resurse umane

Resurse informaţionale

Responsabil vanzari

Internet *6 luni (30lei*6luni=180 lei)

TOTAL 180 lei

A3.1

Campanie vânzări Corporate

4.11.09 – 15.02.10

Contactarea companiilor şi stabilirea parteneriatelor

Resurse Umane

Logistică

Consumabile

Responsabil Vanzari

150 Oferte vanzari (150*1leu*4foi=600 lei)

Transport : RATP 2,5 lei=2 calatorii (2,5*100=250 lei)

Taxi: 5lei*10calatorii = 50 lei

TOTAL 900 LEI

Jalon 4

A4

Cautare Parteneri media

1.11.09 – 25.02.10

Tagetarea firmelor cu care am putea colabora pentru promovarea proiectului.

Resurse umane

Responsabil comunicare (PR)

-

A4.1

Campanie vanzari media

5.11.09 – 1.02.10

Contactarea companiilor si stabilirea parteneriatelor

Resurse Umane

Logistica

Responsabil comunicare (PR)

30 oferte vanzari (30*1leu*4foi= 120 lei)

Transport:

RATP 2,5=2 calatorii

(2,5*20=50lei)

Taxi: 10calat*5lei=50 lei

TOTAL

220 lei

A4.2

Pregătirea campaniei de promovare

7.11.09 – 25.11.09

Crearea materialelor de promovare

Resurse umane

Logistica

Resurse informationale

Responsabil comunicare

1 laptop = 1500 lei

TOTAL 1500 lei

A4.3

Campania de promovare

2.02.10 – 25.02.10

Distribuirea materialelor de promovare (fluturaşi, afişe)

Organizarea panourilor de informare în facultăţi

Consumabile

Resurse umane

Resurse informaţionale

Responsabil Comunicare

4000 Fluturaşi – 6 fluturaşi pe foaie (667foi*1leu= 667 lei)

200 Afişe A2 (15lei*200=3000 lei)

Spot radio, spot TV şi alte tipuri de promovare (citylights etc) sunt gratis oferite de către partenerii media

TOTAL 3667

A4.1,A4.2

Jalon 5

A5

Realizarea formularului de aplicare

1.12.09 – 27.02.10

Crearea formularului de aplicare

Resurse umane

Resurse informationale

Responsabil resurse umane

-

A5.1

Selecţia participanţilor

25.02.10 – 27.02.10

Selectia participantilor pe baza de formular de aplicare

Resurse umane

Consumabile

Responsabil resurse umane

Consumabile

200 formulare*2 foi (400*0,04 lei= 16 lei)

TOTAL 16 lei

A5

Jalon 6

A6

Realizarea listei de material necesară

22. 02.10– 28. 02.10

Realizarea unei liste cu material consumabile şi logistică necesare implementarii proiectului

Resurse umane

Responsabil Financiar

-

A6.1

Realizare buget previzionat

22. 02.10– 28. 02.10

Previzionarea cheltuielilor si veniturilor necesare derularii proiectului

Resurse umane

Logistica

Responsabil financiar

-

A6

Jalon 7

A7

Baza de date cu locaţii posibile

15.11.09 – 05.03.10

Realizarea unei baze de date cu potentiale locatii potrivite pentru derularea proiectului

Resurse umane

Responsabil Vânzări

-

A7.1

Semnarea contractului de locaţie

05.03.10

Semnarea contractului cu locatia selectata

Resurse umane

Responsabil Vanzari

Chirie 8 weekend-uri – 2000 lei

TOTAL 2000

A7

Jalon 8

A8

Week-end training-uri Be The Best

06.03.10 – 07.03.10

Training-uri soft skills

Logistica

Resurse Umane

Protocol

Consumabile

Echipa

150 Markere (150*1,5lei=225 lei)

Pixuri personalizate 150

(150*3=450lei)

Apa 0.5l -150 buc. (150*1leu=150 lei)

Suc 0.5l -150 (150*2lei=300 lei)

Saleuri/dulciuri (10 kg)

(10kg*15lei=150 lei)

TOTAL 1275 lei

A1,A2,A3,A3.1,A4,A4.1,A4.2,A4.3,A5,A5.1,A6,A7

A9

Week-end workshops Be The Best

13.03.10 – 14.03.10

Workshop-uri livrate de companii

Logistica

Resurse Umane

Protocol

Consumabile

Echipa

Apa 0.5l -150 buc. (150*1leu=150 lei)

Suc 0.5l -150 (150*2lei=300 lei)

Saleuri/dulciuri (10 kg)

(10kg*15lei=150 lei)

TOTAL 600 lei

A10

Week-end workshops Be The Best

20.03.10 – 21.03.10

Workshop-uri livrate de companii

Logistica

Resurse Umane

Protocol

Consumabile

Echipa

Apa 0.5l -150 buc. (150*1leu=150 lei)

Suc 0.5l -150 (150*2lei=300 lei)

Saleuri/dulciuri (10 kg)

(10kg*15lei=150 lei)

TOTAL 600 lei

A11

Weekend training-uri soft skills

27.03.10 – 28.03.10

Trainig-uri soft skills livrate de trainer parteneri

Logistica

Resurse Umane

Protocol

Consumabile

Echipa

Apa 0.5l -150 buc. (150*1leu=150 lei)

Suc 0.5l -150 (150*2lei=300 lei)

Saleuri/dulciuri (10 kg)

(10kg*15lei=150 lei)

TOTAL 600 lei

A12

Weekend training-uri soft skills

03.04.10 – 04.04.10

Trainig-uri soft skills livrate de traineri parteneri

Logistica

Resurse Umane

Protocol

Consumabile

Echipa

Apa 0.5l -150 buc. (150*1leu=150 lei)

Suc 0.5l -150 (150*2lei=300 lei)

Saleuri/dulciuri (10 kg)

(10kg*15lei=150 lei)

TOTAL 600 lei

A13

Week-end workshops Be The Best

10.04.10 – 11.04.10

Workshop-uri livrate de companii

Logistica

Resurse Umane

Protocol

Consumabile

Echipa

Apa 0.5l -150 buc. (150*1leu=150 lei)

Suc 0.5l -150 (150*2lei=300 lei)

Saleuri/dulciuri (10 kg)

(10kg*15lei=150 lei)

TOTAL 600 lei

A14

Week-end workshops Be The Best

17.04.10 – 18.04.10

Workshop-uri livrate de companii

Logistica

Resurse Umane

Protocol

Consumabile

Echipa

Apa 0.5l -150 buc. (150*1leu=150 lei)

Suc 0.5l -150 (150*2lei=300 lei)

Saleuri/dulciuri (10 kg)

(10kg*15lei=150 lei)

TOTAL 600 lei

A15

Training-uri soft skills

24.04.10

Training-uri livrate de trainer parteneri

Logistica

Resurse Umane

Protocol

Consumabile

Echipa

Apa 0.5l -150 buc. (150*1leu=150 lei)

Suc 0.5l -150 (150*2lei=300 lei)

Saleuri/dulciuri (10 kg)

(10kg*15lei=150 lei)

TOTAL 600 lei

A16

Festivitatea de inchidere a evenimentului

25.04.10

Va avea loc festivitatea de inchidere a evenimentului si inmanarea diplomelor participantilor

Logistica

Resurse Umane

Protocol

Consumabile

Echipa

150 diplome (150*1.5lei=225 lei)

Sampanie (15 sticle*15 lei=225lei)

Apa 0.5l (200sticle*1 leu=200 lei)

TOTAL 700 lei

A17

Evaluare

26.04.10 – 03.05.10

Evaluarea obiectivelor şi rezultatelor

Resurse Umane

Responsabil strategii

200 chestionare de evaluare = 400 foi (400*0.04lei = 16 lei)

TOTAL 16 lei

TOTAL GENERAL 16273.14 LEI

III. MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA PROIECTULUI

3.1 Managementul riscurilor

Nr. Crt.

Riscul

Impactul riscului (1- impact mic; 5- impact foarte mare)

Acţiuni de efectuat

1.

Neînscrirea în proiect a 150 de participanţi

Resuse financiare alocate şi nefolosite – 2;

Dezvoltarea unui număr mai mic de tineri în acest domeniu – 3;

Acţiuni de prevenţie:

Materialele de promovare realizate conform fişei Gantt;

Promovarea începe conform planului din fişa Gantt;

2.

Număr limitat de traineri

Calitate scăzută a proiectului – 4;

Acţiuni de diminuare:

căutarea şi contactarea trainerilor din timp (nu mai târziu de 1.11.2009);

3.

Pregătirea nesuficientă a echipei de implementare

Organizarea necalitativă a poiectului, întârzieri în finalizarea acţiunilor – 5;

Acţiuni de prevenţie:

Program de pregătire pentru membrii echipei (pregătire profesională în baza fişei postului);

4.

Posibilitatea de a se deteriora parteneriatul cu unul dintre cei trei parteneri

Pierderea posibilităţii de a obţine cazare mai ieftină – 4;

Calitatea materialelor promoţionale mai slabe (Agency One) – 2;

Lipsa sălilor pentru training (Casa de Cultură a Studenţilor; Universitatea „Alexandru Ioan Cuza”) – 5;

Acţiune de ocolire:

Asigurarea cazării de la mai multe surse;

Acţiune de prevenţie:

Pregătirea responsabilului de promovare în domenul brandului;

Acţiune de ocolire:

Asigurarea salilor la mai multe locatii;

5.

Posibilitatea implementării neadecvate a chestionarului cercetare nevoi

Promovarea către grupul ţintă nepotrivit – 4;

Acţiune de prevenţie:

Stabilirea clară a obiectivelor implementării chestionarului şi a grupului ţintă;

6.

Posibilitatea existenţei echipei incomplete

Atribuirea responsabilităţilor funcţiei lipsă celorlaţi membri ai echipei, astfel se va încetini munca echipei, iar atribuţiile persoanei lipsă vor fi mai necalitativ indeplinite – 3;

Acţiune de prevenţie:

Alocare şi pregătire persoane pentru toate departamentele;

7.

Derularea inadecvată a campaniei de vânzări

Lipsa resurselor financiare pentru derularea în continuare a proiectului – 5;

Acţiuni de prevenţie:

Formarea şi pregătirea unei echipe puternice de vânzări;

Realizarea profesionistă a ofertelor de vânzări;

8.

Număr insuficient de persoane pentru realizarea campaniei de promovare (împărţire fluturaşi)

Promovarea insuficientă care duce la unui număr mic de participanţi – 3;

Acţiune de prevenţie:

Alocarea mai multor persoane pentru campania de promovare;

9.

Logistică nepregătită pentru week-end-urile de training

Calitatea training-urilor scăzută – 3;

Acţiuni de prevenţie:

Verificarea logisticii în fiecare săptămână înainte de training-uri;

10.

Depăşirea bugetului previzionat

Lipsa profitului în urma proiectului – 5;

Acţiuni de prevenţie:

Revizuirea bugetului în fiecare săptămână.

3.2 Activităţi de monitorizare şi evaluare internă. Indicatori de urmărire şi evaluare

Procesul de monitorizare a activitatilor proiectului constă în mai multe metode:

Se va monitoriza:

Ce se monitorizează:

Cine monitorizează:--nume, functie

Participarea la sesiuni (training-uri şi workshop-uri)

Carp Ramona, Coordonator proiect

Cheltuieli financiare (nu va depăşi suma de 112,66 lei/participant)

Cigodari Ina, Coordonator Finante

Calitatea sesiunilor (teme actuale, organizare eficientă, informţii livrate)

Ştefan Craus, Coordonator echipa local de formatori

Evaluare proiect

Carp Ramona, Coordonator proiect

Balan Aureliu, Coordonator strategii

Metodele de monitorizare sunt şi ele diferite una de cealaltă, cum ar fi chestionarele aplicate participanţilor şi trainerilor pentru a verifica calitatea sesiunilor. O alta modalitate de monitorizare sunt observatiile efectuate de catre coordonatul de proiect si ceilalti membri ai echipei. O ultimă modalitate de monitorizare este cea de discuţii în grup la finalul zilei de training. Participantii sunt împărţiţi în echipe a cate 10 persoane care are cate un facilitator de grup. Facilitatorul va aduna feedback-ul cu privire la ziua respectivă şi se va asigura că informaţia se transmite correct către echipa de implementare şi că ziua următoare se corecta eventualele greşeli.

Metode de colectare a

datelor

(bifaţi rubrica)

X Observaţii

9. Jurnal

10. Interviuri

11. Statistici

12. Informaţii calitative

X Chestionare

X Discuţii în grup—in cazul home group-urilor

13. Alte metode:

3.3 Asigurarea continuităţii proiectului

„Be The Best” este un proiect la prima ediţie. În urma altor proiecte similare, în domeniul educaţiei nonformale, implementate de către organizaţia nostră, am constatat faptul că acest proiect este foarte necesar studenţilor care în curând vor intra pe piaţa muncii. Majoritatea studenţilor din Iaşi întâmpină dificultăţi în momentul în care trebuie să se decidă cu privire la ceea ce vor să facă în viitor. Ne dorim să le uşurăm drumul spre carieră de succes. Din acest motiv proiectul se va derula şi anul viitor, însă după finisarea acestui proiect aceşti tineri vor putea participa şi la alte proiecte realizate de “Youth Opinion Leaders” Iaşi.

Ediţia anului viitor va fi finanţată din mai multe surse: finanţare nerambursabilă, parteneriate cu alte organizaţii, parteneriat cu Universitatea “Alexandru Ioan Cuza”. Acesta fiind deja la a doua ediţie şi având o experienţăva fi mult mai calitativ şi de impact.

Diseminarea cunoştinţelor căpătate în cadrul proiectului va avea loc prin participanţi proiectului care vor împărţi informaţia colegilor, prietenilor şi familiilor sale; de asemenea diseminarea va avea loc prin intermediul partenerilor proiectului.

GRAFICUL RESPONSABILITĂŢILOR PENTRU PROIECT

Cod activitate

Activitatea/ subactivitatea

Manager de proiect

Coord. Resurse Umane

Coord. Financiar

Coord. Strategii

Coord. Promovare

Coord. Vânzări

A1

Formarea echipei

I

R

A1.1

Alegerea responsabilului resurse umane

R

A1.2.

Alegerea membrilor echipei

I, A

R

A 1.3.

Şedinţe echipă

R

A2

Dezvoltarea chestionarului de cercetare nevoi

I

R

A2.1.

Implementarea

Chestionarului de cercetare nevoi

I, A

R

A2.2

Analiza rezultatelor chestionarului de cercetare nevoi şi stabilirea unui program de realizare de training-uri şi workshop-uri

D

D

D

R, D

D


A3

Realizare baza de date cu firme pentru a crea un parteneriat

D, R

A3.1.

Campanie vânzări Corporate

I, A

R, D

A4

Cautare Parteneri media

I, A

R, D

A4.1.

Campanie vanzari media

A

R, D

A4.2.

Pregătirea campaniei de promovare

R, D

A4.3.

Campania de promovare

D

D

D

D

R, D

D

A5

Realizarea formularului de aplicare

R, D

A5.1.

Selecţia participanţilor

R, D

A6

Realizarea listei de material necesară

I

R, D

A6.1.

Realizare buget previzionat

I

R, D

A7

Baza de date cu locaţii posibile

C

R, D

A7.1.

Semnarea contractului de locaţie

D

R

A8

Week-end training-uri Be The Best

R

D

D

D

D

D

A9

Week-end training-uri Be The Best

R

D

D

D

D

D

A10

Week-end training-uri Be The Best

R

D

D

D

D

D

A11

Week-end training-uri Be The Best

R

D

D

D

D

D

A12

Week-end training-uri Be The Best

R

D

D

D

D

D

A13

Week-end training-uri Be The Best

R

D

D

D

D

D

A14

Week-end training-uri Be The Best

R

D

D

D

D

D

A15

Week-end training-uri Be The Best

R

D

D

D

D

D

A16

Festivitatea de inchidere a evenimentului

R

D

C

A17

Evaluare

I

R

Tipuri de responsabilităţi

R = Responsabil cu efectuarea activităţii A = Aprobă elemente pentru desfăsurarea activităţilor C = Consultanţă

I = Informat cu privire la derularea activităţii D = Derulează activitatea

Please be aware that the free essay that you were just reading was not written by us. This essay, and all of the others available to view on the website, were provided to us by students in exchange for services that we offer. This relationship helps our students to get an even better deal while also contributing to the biggest free essay resource in the UK!