Elektronisch factureren

Elektronisch factureren

Elektronisch factureren is het uitwisselen van documenten via het internet. Met andere woorden facturen presenteren binnen uw eigen website in plaats van op papier. E-Invoicing is het uitwisselen van elektronische facturen tussen handelspartners die voldoen aan de wettelijke voorschriften. Elektronisch factureren laat ook toe de boekhoudprocessen te vereenvoudigen en te automatiseren.

Er zijn verschillende manieren van connecteren op het platform

1. Binnen uw eigen website

Hier maakt men gebruik van e-invoicing. Uw klanten krijgen toegang tot uw facturen wanneer ze inloggen binnen uw bestaande website. Deze methode is overzichtelijk en u komt direct in contact met uw klanten.

2. Door middel van een connector

Zo worden alle uitgaande en binnenkomende facturen automatisch verwerkt in een boekhoud- of ERP-systeem. Het grootste voordeel hier is dat de verwerking van facturen efficiënter en sneller zal verlopen.

De meest voorkomende voordelen van elektronisch factureren zijn:

* Goedkoper

* Tijdsbesparing

* Wettelijke oplossing

* Betere klanten dienst

* Eenvoudig en flexibel

Er zijn verschillende vormen van elektronisch factureren

1. De geavanceerde elektronische handtekening

Met deze vorm gebruikt de verzender een digitaal certificaat die hij in zijn elektronische boodschap zet. Het bevat een cijfergetal en de naam van de verzender.

2. De EDI = Electronic Data Interchange

Sommige EU-lidstaten vereisen een gekwalificeerde geavanceerde elektronische handtekening. Bij deze vorm gebruikt de verzender een gekwalificeerd certificaat of PKI. Zo kan iemand alleen een handtekening onder een elektronisch document zetten bij gebruik van PKI. Men moet wel beschikken over een persoonlijk digitaal certificaat.

3. Andere methoden

Een voorbeeld van een ander methode is webbased factureren. Bij deze methode kan men alleen de facturen bekijken op de website van de verzender.

à Deze zijn allemaal goedgekeurd door de belastingdienst

Bij elektronisch factureren zijn de bedrijven verplicht de elektronische facturen 7jaar te bewaren binnen hun administratie. Hebben deze facturen betrekking op onroerende goederen moeten ze 10jaar worden bewaard.

De elektronische factuur moet wel voldoen aan de Europese regelgeving. Deze heeft ook dezelfde eisen als een papieren factuur.

Voorbeelden:

* de ontvanger moet akkoord gaan met de factuur

* wettelijk verplichte gegevens moeten vermeld staan

* de factuur moet authentiek en integer zijn

* de belastingdienst moet de factuur kunnen controleren

à Deze vereisten worden beschreven in de 6de EU BTW richtlijn.

De overheid stimuleert elektronisch factureren, daarom mogen ze vanaf 2010 zelf kiezen op welke manier ze elektronische facturen uitwisselen. Dit is vastgelegd in het Koninklijk Besluit. Dit wil zeggen dat elektronische en papieren facturen volledig gelijkwaardig zijn voor de BTW-administratie. Maar de bedrijven moeten wel steeds de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid van de facturen waarborgen.

ERP-systeem = Enterprise Resource Planning-systeem is een computerprogramma waarmee de middelen zoals geld, voorraden, mensen en machines van een organisatie gepland kunnen worden.

PKI = Public Key Infrastructure

Een certificaat is een computerbestand dat fungeert als een digitaal paspoort voor de eigenaar van dat bestand. Een certificaat wordt gebruikt binnen de Public Key Infrastructure. Het wordt uitgereikt en beheerd door een Certificate Authority (CA).

Een certificaat bevat:

* de geregistreerde naam van de eigenaar

* de publieke sleutel van de eigenaar

* de geldigheidsduur van het certificaat

* de locatie van de 'Certificate Revocation List' (bij de uitgever van het certificaat)

* een samenvatting van het certificaat, versleuteld met de privésleutel van een vertrouwde partij. Deze "handtekening" maakt het certificaat moeilijk te vervalsen en is door iedereen d.m.v. de bijbehorende publieke sleutel te controleren. De handtekening verandert als er iets aan het certificaat wordt gewijzigd (zgn. hashfunctie).

Please be aware that the free essay that you were just reading was not written by us. This essay, and all of the others available to view on the website, were provided to us by students in exchange for services that we offer. This relationship helps our students to get an even better deal while also contributing to the biggest free essay resource in the UK!